導入事例

Point

• ●コロナ禍を契機に意思決定の迅速化・可視化や生産性の向上を目指し、ワークフローの電子化を検討

• ●容易な組織管理、見やすく直感的に利用できるUIを評価し「Styleflow」を採用

• ●決裁に掛かるリードタイムや工数が削減、紛失や改ざんのリスクも排除

Outline

　会員数1億1800万人を超える日本最大規模の共通ポイントサービス「Ponta（ポンタ）」。これを提供するロイヤリティ マーケティングでは、コロナ禍をきっかけに意思決定の迅速化・可視化や生産性の向上を目指し、ワークフローの電子化を検討。複数の製品を検討した結果、TDCソフトのクラウド型ワークフロー「Styleflow」を導入した。この導入により、決裁に掛かるリードタイムや工数の削減、書類の紛失や改ざんなどのリスク排除を実現している。今回はこの導入のいきさつについて、総務・情報システム部の皆様にお話をうかがった。

Output

意思決定の迅速化・可視化や生産性の向上を目指し、ワークフローの電子化を検討

　日本最大規模を誇る共通ポイントサービス「Ponta（ポンタ）」。今やPontaは多種多様な業態の企業で導入されており、その会員数は1億1800万人を突破。提携店も約31万店と拡大の一途をたどっている。このPontaを提供しているのがロイヤリティ マーケティングだ。同社はこの強力な共通ポイントサービスを基盤に、Pontaポイントによるインセンティブやさまざまなチャネルを駆使した各種プロモーションなど、ポイント事業およびマーケティング事業を幅広く展開している。

　同社では、2019年ごろからさらなるビジネスの成長を目指し、トップダウンで業務の効率化およびペーパーレス化の推進に取り組み始めた。

　「中でも必要性を感じていたのが、さまざまな決裁文書の承認プロセスを電子化することです。その検討を進めていた2020年、コロナ禍となったことで、待ったなしの対応を迫られることになりました」

　同社はコロナ禍への対応としてリモートワークの導入を決断。全社員に向けてモバイルPCを手配し、システム部門の人間が総出でキッティング作業を実施することで準備を整えたのだが、業務における決裁プロセスが問題になった。

　「申請や決裁にまつわる書類は年間で2500～2600件ほどに上ります。これが紙のままですと、リモートワークの状況のもとでは回覧に時間が掛かりますし、意思決定の遅れにもつながります。また、必要時に探し出す手間や紛失リスクもあります。そこで、このプロセスを電子化し、意思決定を迅速化・可視化すること、さらに、コロナ禍後も見据えて、働く上でのさまざまな無駄を削減し、ニューノーマル時代に適した生産性の高い環境を整備していくことを目指し、ワークフローの電子化を本格的に検討することにしました」

導入の経緯　‐容易な組織管理、見やすく直感的に利用できるUIを評価

　ロイヤリティ マーケティングは、2020年3月よりワークフローの電子化について検討を開始。5社の製品をピックアップし、比較・検討を行った。

　「リモートワークへの対応や運用負荷の軽減を目指し、SaaSを前提条件としました。機能面では各社とも大きな差はありませんでしたが、Microsoft 365や既存のシングルサインオン（SSO）サービスとの連携が可能であること、スマートフォンにも対応していることなどを考慮し、2つの製品に絞り込みました」

　さらに検証を進めた結果、同社が最終的に選んだのがTDCソフトの提供するクラウド型ワークフロー「Styleflow」であった。

　「評価のポイントは、組織管理が容易（バージョン管理ができる）なことで、これはもう1社の製品にはない機能でした。また、ダッシュボードのUIが見やすく、直観的に利用できるのも魅力でした。スマートフォンでの操作も違和感なく、これなら社員が外出時でも問題なく使えると判断しました」

　加えて、Styleflowのトライアルで、製品の良し悪しをしっかり確認でき、コスト面でもメリットが大きかったという。

　同社は、2021年春にStyleflowの1次サービスインを実施。複雑な決裁をそのままStyleflowで再現・自動化し、業務効率の向上に加えてガバナンスの強化を実現したのだが、ここで問題が発生した。膨大な数の決裁ルートをメンテナンスする必要があることから、当初の想定より管理工数が増大してしまったのである。

　「決裁のフローが複雑化していたため、メンテナンスが極めて困難になってしまいました。たとえば承認の重複ですが、これを回避しようとするとフローの数がその分だけ増えます。また、部署を跨ぐような決裁の場合、フローがより複雑になってしまうなど、これまで隠れていた問題が電子化されたことで表に出てきたのです」

　さらに、サービスイン後に大きな組織変更があり、これに伴って決裁フローも大きく変更されることになった。このままでは今後の活用が困難になるため、同社はTDCソフトに相談。あらためて社内で課題を整理し、あるべき姿の設定を行うことになった。そして再リリースに向けた改善プロジェクトが始動したのだが、これには課題のひとつであった承認の重複回避に必要なスキップ機能（自動承認機能）がStyleflowの新機能として実装されたことも原動力となった。

　「当社が目指す“変化・追加に強いワークフローの構築”に向けて、TDCソフトに再設計のアドバイスを受けた結果、全体のルート数で85％の削減、ルート選択条件数は平均98％の削減が期待できると判明。安心してプロジェクトを進めることができました」

導入の効果　-決裁に掛かるリードタイムや工数が削減、紛失や改ざんのリスクも排除

　ロイヤリティ マーケティングは2022年春にStyleflowを再リリース。その後は大きな混乱もなく、順調に社内へ浸透していった。導入の効果としては、まずリードタイムや工数の削減が挙げられる。

　「紙の文書を回覧していた際には1週間掛かっていた決裁が、1～2日で完了するようになり、時間が大幅に短縮されました。従来は2週間程度の余裕を見て回覧していたことを考えると、その効果はとても大きく、意思決定のスピードアップにも貢献していると思います。また、リモートワークやモバイル環境でも社内と同様に決裁できるため、ハンコを押すために出社する必要もありません」

　また従来は、今どこに文書が回っているのかもわからなかったが、Styleflowの導入後は現在の状況をいつでもすぐに確認可能になった。決裁を催促する際も、アラート機能でリマインドができるなど、承認までスムーズに行うことができるようになった。

　「これまでは決裁の文書を承認者に回覧する前に、法務部など事前確認者にも回しておく必要があり、複数の人間を通す必要がある場合は順番に確認を受けていました。このプロセスだけでも余計な時間が掛かっていたのですが、Styleflowの回覧機能を使って、今では事前確認者にも同時に回覧できます」

　決裁プロセスが電子化されたことで、書類の紛失や改ざんのリスクも排除できるようになった。従来は、決裁文書の原本を担当者が手元に置いたままにしているケースがあり、これが未回収の文書として問題になっていた。こうした問題もStyleflowの導入により解消。また、決裁済みのデータは管理者以外は変更できず、変更した場合も履歴が残るので、ガバナンス強化につながっている。

　使い勝手の面では、監査などで必要な文書を準備するために掛かる時間が大幅に短縮された。以前は、分厚いファイルの中から目当ての文書を探し出す必要があったが、必ずしも時系列に揃っていない場合もあり、見つけるだけでかなりの手間だった。しかし今では即座に検索できる上、原本やコピーの保管が不要になり、スペースの削減にもつながっている。

　「紙の時代と比べて、社員からの問い合わせは確実に減りました。Styleflowの操作に関する問い合わせもほとんどありません」

今後の展望　-決裁や申請に限定することなく、他のフローの統合も検討

　ロイヤリティ マーケティングでは、決裁や申請に限定せず、他のフローで動いているものもStyleflowに乗せ換えることを検討し、Microsoft 365との親和性も活かした拡張を目指している。ただし、やみくもに統合するのではなく、適材適所で使い分け、バックオフィス系サービスを複数組み合わせることで業務上の課題解決を図っていく方針だ。

　「TDCソフトには、伴走するという姿勢で一貫して手厚くサポートいただきました。問い合わせへのレスポンスも速く、常に適切な回答してくれたことは非常に助かりました。今後も引き続き、よろしくお願いいたします」

　※会員数や利用可能店舗数は取材当時（2024年11月）のものです