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●ワークフローシステムは、企業内の申請・承認業務を電子化しオンラインで管理する仕組みです。申請フォームや承認ルートの設定機能により、業務の効率化、コスト削減、ペーパーレス化が進みます。システムは申請や承認履歴を記録し、業務の可視化と迅速な意思決定を実現します。これにより、業務の透明性が高まり、ミスや遅延が減少し、生産性が向上します。
1. ワークフローとは？基本の意味
ワークフローの基本的な意味
ワークフローとは、業務の一連の手続きや流れのことです。具体的には、ある業務を完了させるために必要な作業、関与する人物、使用するツールや資料、そして承認や決裁といったステップを明確にしたものです。ビジネスの現場では、これを「見える化」することで、作業の漏れや重複を防ぎ、生産性向上に貢献します。
業務プロセスとの違い
「業務プロセス」もよく似た言葉ですが、より広義な意味で使われることが多く、部門横断的な長期的視点を含むケースが多いです。一方で「ワークフロー」は、より細かく実務レベルでの手順を明確にし、業務遂行の流れを整理することに特化しています。
2.ワークフローの目的と重要性
業務の標準化
ワークフローを明確にすることで、誰が業務を行っても同じ品質を保てるようになります。これは業務の属人化を防ぐと同時に、研修や引き継ぎもスムーズに行えるようになる大きなメリットです。
情報共有の円滑化
ワークフローでは、業務の進捗や状況が可視化されるため、関係者間での情報共有が容易になります。特にチームや部門を超えた連携において、作業の抜けや重複を防ぐ効果があります。
承認・責任の明確化
誰がどの段階で承認するかを定義することで、責任の所在が明確になります。トラブル発生時の対応がスピーディになり、組織全体のガバナンス強化にもつながります。
3. ワークフローの種類
直線型
申請が一人ずつ順番に承認されていくタイプ。
指名型
申請者が承認者を個別に指名するタイプ。承認者は特定の役職ではなく、個人単位で指定されることが一般的。
条件分岐型
承認内容に応じて、経路が変わるタイプ。
並列型
複数の承認者が同時に承認を行うタイプ。例: 申請者 → 部門長、財務部、法務部（同時承認） → 最終決裁者。
4. ワークフローの具体例
稟議・承認フロー
新しいプロジェクトや設備導入などの決定においては、稟議書の提出から承認までの流れが明確なワークフローで管理されます。
✅条件分岐型：申請内容により「役員承認が必要」など分岐が発生するケース。
経費精算フロー
社員が業務にかかった経費を申請し、上司や経理部が確認・承認する一連の流れです。処理の遅れや不備を防ぐため、フローの整備が欠かせません。
✅指名型（または直線型）：通常は直線型だが、上長や経理を個別に指名する場合は指名型。
契約書レビュー・承認フロー
契約書は複数部署によるレビューと承認が必要です。法務、営業、経営陣など、関係者が順にチェックし、最終的に承認される流れを整える必要があります。
✅並列型＋直線型の混合：法務・関係部門の並列レビュー後に、部長や経営層で直線的に承認。
人事関連の申請フロー
有給申請、異動願い、評価面談記録など、人事業務には多くの申請フローがあります。これらもワークフロー化することで、スムーズな運用が可能になります。
✅直線型：申請者→上長→部長→人事部など、一方向・順次承認。
5. ワークフローの課題
承認に時間がかかる
関係者が多い、もしくは承認者が不在などの理由で、ワークフローが滞ることがあります。これにより業務の遅延や機会損失が生まれかねません。
属人的な対応が多い
明文化されたルールがない場合、担当者の判断に頼る属人的な対応が常態化し、業務の再現性や公平性が損なわれます。
業務の停滞・ボトルネック
フローのどこかで業務が滞ってしまうことがあります。特に承認者が一人に集中している場合、ボトルネックとなって業務全体の効率が低下します。
6. ワークフローを改善する方法
業務フローの可視化
まずは現在の業務フローを図式化し、どの工程で時間がかかっているのか、どのような手戻りがあるのかを把握することが重要です。
承認ルートの見直し
無駄な承認ステップや、意味のないダブルチェックを削除することで、フローを効率化することが可能です。権限委譲も一つの手段です。
フォーマットの統一
無駄な承認ステップや、意味のないダブルチェックを削除することで、フローを効率化することが可能です。権限委譲も一つの手段です。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
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ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
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ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
7. ワークフローシステムとは
システム化による効果
ワークフローシステムを活用することで、申請や承認、進捗管理などをすべてオンラインで一元管理できます。業務のスピードアップ、ミスの削減、リモートワークへの対応など、現代のビジネス環境に欠かせない要素です。
💡導入のポイント💡
導入にあたっては、現場の業務フローに合っているか、操作が簡単か、既存システムと連携できるかといった点を重視する必要があります。また、段階的に導入して、現場の声を反映しながら改善するのが成功のカギです。
8. まとめ
申請承認業務を電子化することは、タスクや業務の流れを可視化・標準化し、業務効率化を促進する手法です。システムを導入することで、業務の進捗管理が明確になり、コスト削減や属人化解消、テレワーク環境での業務継続性が確保できます。これにより、より効率的な働き方を実現することができます。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
ワークフローを導入するための、最初の一歩が気になる方はこちらをご覧ください。
