Index
1. 回覧とは
回覧の基本的な意味
回覧とは、会社や組織の中で、必要な情報が書かれた文書を順番にまわして見てもらうことです。ひとりずつ文書を見て、内容を確認してもらうために行います。
回覧と配布・共有の違い
回覧は「順番にまわして見る」ことがポイントです。
一方で、配布は「同じ文書をそれぞれに渡すこと」、共有は「まとめて知らせること」を指します。
回覧は、全員が同じ文書を見たかどうかを確認しやすい点が特徴です。
回覧と承認の違い
回覧：情報を共有して「内容を知ってもらう」ことが目的
基本的に可否の判断はせず、「確認しました」という意味合い
例：お知らせ、報告事項、参考資料
承認：内容を確認したうえで「認める／OKを出す」ことが目的
判断・決裁が必要であり、承認されないと先に進めない
例：申請書、企画書、予算関連
2. 回覧の目的
情報共有と伝達の効率化
回覧を使うことで、必要な情報をまとめて一度に知らせることができます。口頭で何度も説明する手間がなくなり、効率よく情報を伝えられます。
認識の統一・確認の記録
全員が同じ内容を見て確認するため、情報のズレが少なくなります。また、回覧したという事実が記録として残るため、「知らなかった」というトラブルを防ぐことにもつながります。
組織内コミュニケーションの促進
回覧によって、日ごろ関わりの少ない部署や人にも同じ情報が届きます。これが組織全体のコミュニケーションを円滑にし、連携しやすい職場づくりにつながります。
3. 回覧の一般的な流れ
回覧文書の作成
まず、伝えたい内容を文書にまとめます。短くてシンプルな文章にすると、読み手に伝わりやすくなります。
回覧ルートの設定
誰から誰へ回すのか、順番（ルート）を決めます。関係者全員が漏れなく読めるよう、順番を明確にします。
回覧結果の確認・保存
全員が読み終わったら、回覧が完了したことを確認します。必要であればファイルに保存し、後から見られるようにしておきます。
4. 回覧の課題
紙文書の回覧に時間がかかる
紙の資料を使うと、全員にまわるまで時間がかかります。忙しい人が文書を止めてしまうこともあります。
誰が見たか把握しづらい
紙の回覧では、「本当に読んだのか」「どこまで進んだのか」がわかりにくいことがあります。
紛失・見落としのリスク
紙文書は、机の上で埋もれてしまったり、どこかに置き忘れたりと、紛失や見落としの心配がつきものです。
5. 回覧業務を効率化する方法
電子回覧の導入
紙の代わりにパソコンやスマホで回覧する方法です。すぐに送れて、どこにいても確認できるため、とても便利です。
回覧履歴の可視化
電子回覧なら、「誰がいつ見たか」が自動で記録されます。進捗がわかりやすくなり、確認漏れを防げます。
ワークフローシステムでの一元管理
Styleflowのようなワークフローシステムを使えば、回覧の作成・承認・履歴管理をすべてまとめて行えます。文書の流れが整理され、管理もラクになります。
6. まとめ
回覧は、組織の中で情報を正しく伝えるための大切な仕組みです。しかし、紙での回覧には時間がかかったり、確認が難しいなどの問題があります。電子回覧やワークフローシステムを使えば、回覧業務をもっとスムーズにでき、情報共有の質も高めることができます。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
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ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
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ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
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