導入事例

Point

• ●申請状況の可視化とモバイル対応により、申請業務の滞留を解消

• ●親しみやすいUIと段階的な展開により、ITに不慣れな社員の抵抗感をゼロに

• ●入力制御と承認コメントの可視化により、申請時の不備や差し戻しを大幅削減

創業140年超、日本の食を支える米穀卸売業のリーディングカンパニー

木徳神糧株式会社は、1882 年（明治15 年）に東京都日本橋兜町で米穀商木村徳兵衛商店として創業しました。グループ売上高の8 割を占める米穀事業を中心に、飼料事業、鶏卵事業、海外事業を展開しています。日本のお米だけでも年間約30万トン、お茶碗にすると約44億杯分という膨大な量のお米を取り扱い、精米工場での徹底した品質管理を通じてお米の価値を守り、多様な顧客ニーズに応えています。

同社では、申請業務の効率化と可視化を目的に、2019年にクラウド型業務フロー効率化システム「Styleflow」を導入しました。これにより、承認プロセスの迅速化や業務負担の軽減、書類管理におけるリスクの低減を実現しています。導入の経緯と効果について、管理部門システム室の情野（せいの）氏、管理部門総務室の沼田氏にお話を伺いました。

Styleflow導入の背景・課題

申請業務の停滞と不透明さを解消するために電子化を決断

当社ではもともと、社内ネットワーク上に保存されたWordやExcel形式の届出用紙を社員がコピーし、申請内容を入力した後に印刷して承認者に提出するという紙ベースの運用を行っていました。そのため、承認者が出張などで不在の際は申請書が机の上に置かれたままになり、業務が滞ってしまう状況が発生していました。

また、どのような流れを経て承認を得たのか、何回差し戻しがあったのか、そういった履歴が全く残らない承認経路の不透明さや、書類の紛失リスクも大きな問題でした。こうした課題を解決するため、申請・承認業務を効率化するシステムの必要性が高まり、ワークフローの電子化を検討するに至りました。

Styleflow 選定のポイント

使いやすさと機能性、コストを総合的に評価し、Styleflowを選定

ワークフロー製品の選定を進める中で候補として挙がったのは、Styleflowをはじめとした4〜5社の製品です。各社の説明会に参加し、価格・仕組み・制約・機能などを比較するとともに、「運用面」「信頼性」「管理面」「費用面」の評価軸を設けた評価表を作成し、実際に使用する社員の意見も取り入れながら選定を行いました。

親しみやすいユーザーインターフェース

Styleflowの大きな評価ポイントとなったのが、ユーザーインターフェースのわかりやすさです。いかにも「システム」という見た目だと抵抗を感じる人もいる中で、Styleflowのデザインは親しみやすく、社員に受け入れられやすいと判断しました。管理者側の視点では、フローや書類の作成がしやすい点も高ポイントでした。

組織変更への対応力とモバイル対応

Styleflowの世代管理機能も、選定の後押しとなりました。組織構造の変更や人事異動を予約設定できるため、年度替わりなどの組織変更にスムーズに対応できます。スマートフォンやタブレットでの表示が最適化されており、外出先でも快適に申請・承認業務を行える点もポイントでした。

機能とサポート体制、コストのバランス

最終的な決め手となったのは、充実した機能と手厚いサポート体制を備えながら、ランニングコストが抑えられているというバランスの良さでした。クラウド製品で、ランニングコストを無視することはできません。十分な機能とサポート体制を備えながら価格面でも優れていることが、経営層の意思決定を後押ししました。

 

Styleflow導入のプロセス

一部の社員から導入を開始し、段階的に全社へ展開

導入に際しては、「手続きの電子化やワークフローとは何か」という基本の部分から、「業務の停滞や承認経路の不透明さといった紙運用の課題を解消するために導入が必要であること」まで、経営層に丁寧に説明し、承認を得ました。

また、運用開始にあたっては、いきなり全社展開するのではなく、一部の事務担当など限られた社員からライセンスを購入しました。フロー作成もシンプルなものから行い、徐々に運用範囲を広げることで、品質を担保しながらスムーズに社内に浸透させていきました。

Styleflow 活用状況

与信管理から旅費申請まで、幅広い業務で活用

Styleflow導入後、社内のさまざまな申請業務で活用が進んでいます。件数として最も多いのは与信限度の確認です。また、新規支払先の登録申請や単身赴任者の帰省旅費申請、JANコード付与依頼、予算構成比の申請などにもStyleflowを活用しています。

現在、全従業員約380名のうち、280名ほどにアカウントを発行しており、PCを常時使用しない部門では共有PCで対応し、工場などでは管理担当者を中心にライセンスを配布することで、幅広い部門で Styleflow が利用されています。将来的には、あらゆる書類を Styleflow で共有できる状態を目指しています。

Styleflow導入効果

業務の可視化と効率化により、組織全体の生産性が向上

Styleflowの導入は、想像していたよりもスムーズに進みました。申請不備を防ぐ目的で入力項目にあえて文字種制限や文字数制限を設けたことで、これまでExcelやWordの申請書に自由に入力していた社員からは、「入力できない」「コピーできない」といった声も一部で上がりました。ただ、その反応は導入初期に一部の社員から上がったのみで、運用が始まるとすぐに受け入れられていった印象です。結果として、さまざまな面で導入効果を実感しています。具体的には以下のような効果がありました。

●申請状況の可視化とセキュリティの向上

Styleflow導入により、誰がいつ何を承認したのか、差し戻しが何回あったのかといった履歴が追跡可能になりました。書類の紛失リスクや情報漏えいリスクも大幅に低減し、特に与信情報などの機密情報を扱う申請において、セキュリティ面での安心感が向上しています。

●承認までのリードタイム短縮

モバイル承認が可能になったことで、出張先などからスマートフォンで承認を行うことが日常的になり、承認者不在による申請の滞留が大幅に減少しました。催促メールの自動化やアラート機能により、差し戻し後の修正が10分程度で上がってくることも多くなり、承認プロセス全体がスピードアップしています。

●入力制御によるミスの削減と申請の精度向上

システム側で文字数や桁数、入力形式を制御することで、申請時の入力ミスを防ぐ設計を行っています。米卸業において欠かせないフローであるJANコードの付与依頼では、申請フォームの仕様に関する要望が社員から寄せられるようになっており、Styleflowが業務に定着し、活用の段階へ進んでいることを実感しています。

また、過去の申請内容を参照しながら新たな申請を行えるため、申請の精度を高めることができるようになりました。こうした取り組みにより、差し戻しが減少しています。

●承認コメントの可視化により進んだ、申請業務への理解

承認経路上の各部署のコメントが可視化され、各がどのような視点で申請内容を確認しているかがわかるようになりました。部署ごとの役割や確認内容が明確になり、申請業務に対する共通理解が進んでいます。

●ペーパーレス化と保管スペースの削減

紙の申請書で運用していた頃は、申請者と管理部門の双方で原本や複写を保管していたため、保管スペースの確保が必要でした。電子化により、保管スペースが削減されています。

今後の展望

全社展開とさらなる活用を目指して

現在、紙運用している申請書類をできる限りStyleflowに落とし込んでいくことを今後の目標としています。それと同時にIT人材の育成も重要な課題です。各部署にITに明るい担当者を置けるよう、訓練や教育プログラムを継続的に実施していく予定です。さらに、現状ではStyleflowの機能を使いこなせていないという認識もありますので、TDCソフトが企画している分科会や他社との交流会に参加し、より効果的な活用方法を学んでいきたいと考えています。

また、現在利用しているMicrosoft 365とStyleflowの連携も進めていきたいと考えています。組織情報や権限マスタを連携できれば、権限設定や組織マスタ設定が一括管理でき、二度手間、三度手間がなくなります。Styleflowを一つのハブとして、さまざまなツールとの連携を進めていくことで、さらなる業務効率化を目指しています。

Styleflowを検討している方へのメッセージ

直感的な操作性と充実したサポート体制

ユーザー側の画面も管理者側の開発画面も、直感的に操作できる点がStyleflowの大きな魅力です。申請する時も、承認する時も、トップ画面を見れば自分が今どれくらいの未処理業務を抱えているかが一目でわかります。

それに、世代管理機能もありがたいですね。組織変更や人事異動の情報を事前に入力しておけば、指定した日に自動的に切り替わります。事前に準備ができるのは本当に助かります。また、管理者研修や基礎講習、サポートサイト、マニュアルが充実しており、問い合わせへの対応も迅速です。ワークフロー製品は各社で機能差が小さくなっている中、Styleflowは使い勝手と保守性の面で優れていると感じています。