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1. 稟議書とは
稟議書の役割と目的
稟議書は、業務上の重要な意思決定を行うために、上司や関係者から承認を得るための文書です。
その役割は、単に決裁者に内容を「伝える」だけでなく、意思決定の流れと責任を明確にすることすることにあります。
目的としては、以下が主なポイントです。
- 社内承認プロセスの標準化
- 情報を整理して、判断しやすくする
- 企業のガバナンス強化（リスク管理、透明性の確保）
稟議書は、決定の背後にある理由や背景、リスクを明確化し、承認者が判断を下しやすくするために非常に重要な役割を果たします。
稟議書が必要な場面
稟議書は、特に以下のような場面で必要となります：
- 高額な投資・購入（設備、ソフトウェアなど）
- 業務委託や契約締結（外部業者との契約や業務委託）
- 新規事業や施策の実行（新規プロジェクトの開始、戦略変更）
- 予算変更・資金調達（予算の増額、設備投資の承認）
- 特例や例外対応（会社規定に反する提案など）
このように、金額が大きい、影響が広い、または特例的な対応をする場合など、正式な承認が必要となります。
2. 稟議書の基本構成
件名・タイトル
稟議書の件名は、一目で内容が分かるように簡潔に書くことが大切です。
例えば「〇〇設備購入の件」や「〇〇業務委託契約の締結について」といった具合に、概要が伝わるタイトルが求められます。
提案内容・目的
提案の内容を端的にまとめ、何を決定したいのかを明記します。
例えば、「〇〇設備を導入し、業務効率化を図る」といった形で、結論と目的を簡潔に表現します。
理由・背景
提案に至った背景や現状の問題点を説明します。
「なぜこの提案が必要か」「現状どういった課題があるか」を整理し、承認者が納得できるように説明します。
金額・条件・影響
金額や契約条件、業務への影響について承認者が意思決定しやすいように記載します。
- 購入金額
- 契約期間
- 支払い条件
- 実行後の期待される効果（コスト削減や業務効率化）
- リスクや影響（例えば、予算超過や遅延の可能性）
添付資料・参考情報
見積書、契約書、提案書など、判断を補足する資料を添付します。
稟議書本体で簡潔にまとめ、詳細は添付資料に記載する形で整理します。
3. 稟議書の書き方のポイント
結論を先に書く
稟議書を読んでいる人（承認者）がすぐに結論を理解できるように、結論は冒頭に書くことが重要です。承認してほしい内容を最初に明示することで、承認者がその後の情報を理解しやすくなります。
判断材料を過不足なく記載する
必要な情報は過不足なく記載することが大切です。
情報が多すぎると読みづらくなりますし、少なすぎると判断が遅れる原因になります。
「この決定をするために、どんな材料が必要か」を意識して、要点を絞って記載しましょう。
読み手（承認者）を意識する
稟議書を作成する際は、誰が承認者なのかを意識することが重要です。
承認者の立場に立ち、最も重要な情報を提供できるように工夫します。
また、専門用語を避け、簡潔かつ分かりやすい言葉で説明することも心掛けましょう。
4. 稟議書の例文
設備購入に関する稟議書の例文
決裁が一部の決裁者に集中することが多い場合、決裁が遅れる原因となります。特に上司が多忙な場合、その判断が遅れることがよくあります。
判断材料が不足している
件名：新規〇〇設備購入の件
提案内容：〇〇業務において、現行設備の老朽化により作業効率が低下しています。新規設備を購入し、業務効率化を図ることを提案します。
金額：〇〇円
背景：現在の設備は購入から〇年経過しており、修理費用が増加しています。新規設備により、年間〇〇％のコスト削減を見込んでいます。
導入スケジュール：決裁承認｜〇年〇月、発注｜〇年〇月
納品・設置｜〇年〇月、運用開始｜〇年〇月
添付資料：見積書、設備仕様書
業務委託・契約に関する稟議書の例文
件名：〇〇業務委託契約締結の件
提案内容：〇〇業務を外部委託することを提案します。
金額：月額〇〇円、契約期間〇年
背景：社内リソースの制約を理由に外部委託を行うことで、業務の効率化と専門性の強化が期待できます。
契約・開始スケジュール業務開始：〇年〇月
決裁承認：〇年〇月
契約締結：〇年〇月
添付資料：契約書案、委託業務詳細
システム導入に関する稟議書の例文
件名：新規〇〇システム導入の件
提案内容：業務効率化を目的として、〇〇システムを導入することを提案します。
金額：初期費用〇〇円、月額ランニングコスト〇〇円
背景：現在手作業で行っている業務をシステム化することで、年間〇〇時間の工数削減が可能です。
導入スケジュール：
要件定義｜〇年〇月、システム構築｜〇年〇月〜〇月
テスト｜〇年〇月、本稼働｜〇年〇月
外部ベンダー利用について：社内担当者を窓口とし、進捗・品質管理を行
添付資料：見積書、システム導入計画書
5. 稟議書が差し戻される主な理由
情報不足・根拠不足
稟議書に十分な情報や根拠が記載されていないと、承認者が判断できず、差し戻されることがあります。
数字や具体的なデータを用いて、判断材料をしっかりと示しましょう。
承認基準とのズレ
企業の承認基準や予算ルールに沿っていない場合、承認者の判断が得られず、差し戻される原因となります。
事前に社内の基準を確認し、しっかりと遵守することが重要です。
書式・フォーマットの不統一
稟議書のフォーマットが統一されていないと、承認者が内容を理解するのに時間がかかります。
統一されたフォーマットで書類を提出することで、スムーズな判断を促進できます。
6. 稟議業務を効率化するには
稟議書フォーマットの標準化
稟議書のフォーマットを統一することで、作成者・承認者ともに効率的に業務を進められます。
また、事前に必要項目をテンプレート化することで、情報漏れを防ぎ、より簡潔な文書作成が可能になります。
電子稟議・ワークフロー化のメリット
Styleflowのようなワークフローシステムを活用することで、以下が実現できます。
- 稟議の可視化（どこで止まっているか、進行状況の把握）
- 承認フローの自動化（関係者に自動で通知）
- 履歴管理（どのように決裁されたかの記録）
7. まとめ
稟議書は、組織内での正式な意思決定を得るための重要な手段です。書き方のポイントを押さえ、差し戻しを防ぐために必要な情報を正確に記載しましょう。また、電子稟議やワークフローシステムを導入することで、稟議業務を効率化することができます。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
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ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
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ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
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