お役立ちコラム

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「稟議って、結局どういうもの？」「稟議書ってどう書けばいいの？」そんな疑問を持つ方に向けて、稟議の基本からよくある課題、効率化のヒントまでをわかりやすくまとめました。

Point

• ●稟議の基本的な意味と役割

• ●稟議の流れとプロセス

• ●稟議のよくある課題

• ●稟議効率化のポイント

業務のスピードを上げたい方は、最後に紹介するStyleflowの活用ポイントもぜひチェックしてみてください。

稟議とは？基本の意味

●稟議と決裁・承認の違い
　「稟議」は意思決定のプロセス全体を指し、「承認」はその中で個々の関係者が内容に同意する行為、「決裁」は最終的な責任者が正式に決定する行為です。稟議はこれらを含む広い概念であり、組織運営の要とも言えます。

稟議の目的

●組織内での合意形成
　稟議は、関係者の意見を反映しながら意思決定を進めるための手段です。これにより、後々のトラブルや反対意見を未然に防ぐことができます。

●責任の明確化
　誰がどの段階で承認したかが記録に残るため、意思決定に関する責任の所在が明確になります。これはコンプライアンスの観点でも重要です。

●情報共有と透明性の確保
　稟議書を通じて、関係者間で情報が共有され、意思決定のプロセスが可視化されます。これにより、組織全体の透明性が高まります。

稟議の流れとプロセス

●稟議書の作成
　まず、提案者が稟議書を作成します。内容には、提案の目的、背景、予算、期待される効果などを記載します。

●上長への提出
　作成した稟議書は、直属の上司に提出され、初期承認を得ます。

●承認フローと決裁
　その後、関係部門や役職者の承認を順に得ていきます。最終的には決裁権限を持つ責任者が決定を下します。

●最終決定・実行
　決裁が下りた後、提案内容が正式に実行に移されます。

●稟議書の基本構成と書き方
・タイトル・件名
　稟議の目的が一目でわかるよう、簡潔かつ具体的なタイトルをつけましょう。
・提案理由・目的
　なぜこの提案が必要なのか、背景や目的を明確に記載します。
・内容・条件
　提案の具体的な内容、実施条件、スケジュールなどを記載します。
・金額・コスト
　予算や費用の見積もりを明示し、コストに対する効果も補足すると説得力が増します。
・承認欄
　承認者の氏名・役職・押印欄を設け、承認プロセスを記録できるようにします。

稟議のよくある課題

●承認までに時間がかかる
　紙ベースやメールでの稟議は、承認者の不在や確認漏れにより、意思決定が遅れることがあります。

●属人的な判断が多い
　承認基準が明文化されていない場合、個人の感覚に左右されることがあり、組織としての一貫性が損なわれます。

●稟議書の作成負担
　提案者が毎回ゼロから稟議書を作成するのは非効率であり、業務負荷の原因となります。

稟議を効率化する方法

●フォーマットの標準化
　稟議書のテンプレートを整備することで、作成時間を短縮し、内容の抜け漏れを防げます。

●承認ルートの明確化
　誰がどの順番で承認するかを事前に定めておくことで、承認プロセスがスムーズになります。

●電子稟議システムの活用
　クラウド型の電子稟議システムを導入することで、場所や時間に縛られず承認が可能になり、スピードと効率が向上します。

◆ワークフローシステム導入によるメリット◆

　Styleflowのようなワークフローシステムを導入することで、稟議プロセスの自動化・可視化が実現します。承認ルートの設定、進捗のトラッキング、過去の稟議履歴の検索などが可能になり、業務改善と意思決定の質の向上を同時に達成できます。特に複数部門が関与する稟議では、Styleflowの柔軟なルート設計と通知機能が大きな効果を発揮します。

◆まとめ◆

　稟議は、組織の意思決定を支える重要な仕組みです。しかし、従来の稟議プロセスには多くの課題があり、業務効率を阻害する要因にもなり得ます。そこで、『Styleflow』のようなワークフローシステムを活用することで、稟議の効率化と業務改善を同時に実現することが可能です。今こそ、稟議のあり方を見直し、DXによる変革を進めるタイミングかもしれません。