Index
1. 帳票とは
帳票の基本的な意味
帳票とは、業務における情報を記録・伝達・保存するための文書のことを指します。紙または電子ファイルの形式で運用され、日々の取引や社内処理、申請・承認フローなど、幅広い用途で使用されます。
帳票と書類・伝票の違い
帳票と似た言葉に「書類」や「伝票」があります。
書類は広義であらゆる文書を指す言葉。伝票は特定の取引記録（売上、支払など）を指すもの。
一方、帳票はこれらを含む、業務上必要なフォーマット化された文書全般を指すため、より包括的な意味を持ちます。
2. 帳票の目的
情報の記録と共有
帳票の主な目的の一つは、業務データの記録と関係者との共有です。取引先との合意内容や申請内容など、証跡としての役割も果たします。
業務フローの標準化
帳票はあらかじめ決められたフォーマットに基づいて作成されるため、業務の標準化を促進します。これにより、担当者が変わっても業務の流れが維持され、属人化を防ぐことができます。
コンプライアンス・監査対応
企業活動には法令遵守や内部統制が求められます。帳票は業務の証跡を残すため、監査対応やリスク管理の面でも重要な役割を担います。
3. 帳票の種類
取引関連の帳票（請求書・納品書など）
主に社外との取引に使われる帳票です。金銭の授受に関わるため、正確性と記録性が求められます。
（例）請求書、納品書、見積書、注文書
経理・人事関連の帳票
社内管理や会計処理に使われる帳票。法令遵守や労務管理の観点でも重要です。
（例）経費精算書、勤怠報告書、給与明細、勘定科目帳票
稟議・申請関連の帳票
社内承認フローを通じて使用される帳票群です。これらの帳票は、承認プロセスの可視化や効率化が課題となりがちです
（例）稟議書、出張申請書、休暇届、契約申請書
4. 帳票作成・管理の課題
紙帳票による非効率
依然として紙の帳票が使われている現場も多く、印刷・押印・郵送・ファイリングなどに多くの時間と手間がかかっています。また、紛失や破損といったリスクも伴います。
フォーマットの乱立
部署ごとに異なる帳票フォーマットが存在すると、入力・確認・承認のたびに混乱が生じることがあります。統一されていない帳票は、業務ミスの原因にもなります。
管理・検索の手間
紙やファイルサーバーでの帳票管理は、必要な情報を探し出すのに手間がかかります。監査や内部調査の際に、迅速に情報を提示できないリスクもあります。
5. 帳票の電子化・自動化
電子帳票のメリット
帳票の電子化により、次のようなメリットが得られます。
●作成から承認までのスピードアップ
●管理・検索の簡素化
●コスト削減（印刷・保管スペースの削減）
●リモートワークへの対応
また、クラウドサービスを利用することで、場所や時間にとらわれない帳票運用が可能になります。
電子帳簿保存法との関係
電子帳票を導入する際には、電子帳簿保存法の要件に対応する必要があります。保存形式・改ざん防止・検索性など、システム側での要件対応が求められるため、法令対応済みのシステム選定が重要です。
本質的には「電子契約」の方が法的効力や安全性が高く、今後の主流になると見られています。
帳票管理のシステム化による効果
「Styleflow」のようなクラウドワークフローシステムを活用することで、帳票の作成・承認・保管までの一連の流れをシームレスに管理できます。
●承認プロセスの可視化とリアルタイムな進捗確認
●フォーマット統一による業務ミスの防止
●過去の帳票の検索性向上
●電子契約システムとの連携によるペーパーレス化
また、他の電子押印サービスや帳票出力サービスと連携することで、安全性と効率性を両立した運用が可能となります。
6. まとめ
帳票は日常業務に欠かせない存在であり、その作成・管理のあり方は企業の業務効率やガバナンスに直結します。
紙による非効率や管理負担を解消するには、帳票の電子化・自動化が鍵となります。
「Styleflow」のようなクラウドワークフローを導入することで、帳票の流れを一元化・効率化し、業務全体の最適化が実現できます。これからの時代に求められる帳票管理の在り方を見直すきっかけとして、まずはワークフローの電子化から検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
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ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
詳細はこちら
ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
ワークフローを導入するための、最初の一歩が気になる方はこちらをご覧ください。
