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1. 差し戻しとは
差し戻しの基本的な意味
「差し戻し」とは、提出された申請や書類に不備や確認不足があった際に、修正や再確認をお願いするため、申請者へ戻すことを指します。
ビジネスシーンでの使い方
ビジネスでは、申請書類・稟議・経費精算など、さまざまな場面で差し戻しが発生します。担当者が提出した内容に修正点がある場合や、説明が足りない場合などに使われ、決してマイナスだけではなく、業務品質を保つためにも必要なプロセスです。
承認プロセスにおける「差し戻し」
承認フローの中では、申請内容に問題があったときに承認者が差し戻しを行い、申請者が再入力・修正をして再提出する流れになります。差し戻しの回数が多いと、承認全体が遅くなる原因にもなります。
2. 差し戻しが起こる主な理由
内容や添付資料の不備
記入漏れ、数字の誤り、必要な添付が欠けているなど、事前チェック不足で起こりがちです。
承認基準の不明確さ
「どこまで必要なのか」「どの情報が必須なのか」が曖昧だと、承認者と申請者で判断が食い違い、差し戻しを招きます。
申請者と承認者の認識のズレ
「誰がどこまで判断できるのか」「どこまで責任を負うのか」が曖昧だと、申請者と承認者で認識がずれていると、トラブルや行き違いを招きます。
3. 差し戻しによる影響
承認リードタイムの長期化
差し戻しが1回入るだけで、承認が1日～数日遅れ、プロジェクトや業務全体のスケジュールにも影響します。
担当者の負担増大
修正作業や再提出が発生するため、担当者の手間が増え、他の業務にも支障が出やすくなります。
業務全体の停滞
差し戻しが多いとフロー全体に遅れが発生し、関係部署のタスクも止まってしまうことがあります。
4. 差し戻しを防ぐための工夫
申請内容のチェックリスト化
必要項目・添付資料を一覧にして、提出前に確認できるようにすると、単純なミスや漏れを減らせます。
承認ルール・基準の明確化
ルールや基準を文書化・共有することで、申請者と承認者の認識を合わせ、差し戻しの発生率を減らせます。
コミュニケーションの可視化
申請意図や背景を明確に伝える、チャットやコメントで質問・回答を残すなど、情報を“見える化”することでズレを防ぎます。
5. 差し戻し対応を効率化する方法
電子承認システムのコメント機能活用
電子承認ツールのコメント欄を使えば、差し戻し理由が明確になり、申請者もどこを直せばいいのかすぐにわかります。やり取りが残るため、同じミスの再発防止にも役立ちます。
ワークフローシステムによる履歴管理
「Styleflow」のようなクラウドワークフローシステムを活用することで、差し戻しの履歴が自動で残り、誰がどこで止まっているのか、どんな理由で差し戻されたのかが一目でわかります。これにより、改善ポイントの把握や、フロー自体の見直しにもつながります。
6. まとめ
差し戻しは、申請内容の品質を保ち、正しい判断を行うために重要なプロセスですが、多すぎると仕事全体のスピードを落としてしまいます。チェックリストやルール整備、コミュニケーションの工夫に加え、Styleflowなどの電子承認・ワークフローシステムを活用することで、差し戻しの発生を減らし、業務をスムーズに進めることができます。まずはワークフローの電子化から検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
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ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
詳細はこちら
ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
ワークフローを導入するための、最初の一歩が気になる方はこちらをご覧ください。
