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1. 承認とは
承認の基本的な意味
承認とは、申請に対して「問題ないか」「進めていいか」と確認し、正式に許可することを指します。ビジネスでは、業務を正しく進めるためのチェック機能としてとても大切で、組織全体が安心して業務を進めるための仕組みになっています。
ビジネスにおける承認の役割
企業では数多くの意思決定が日々行われますが、それらが個人の独断で進んでしまうと不正やトラブルが起こるリスクが高まります。承認は、担当者の判断を上位者や関係部門がチェックすることで、業務品質やコンプライアンスを維持する役割があります。また、経費の利用や契約などの重要な行為にも承認が必須とされ、組織の資金・資源を正しく管理するための基盤となっています。
承認と決裁の違い
「承認」と似た言葉に「決裁」がありますが、以下のような違いがあります。
承認：内容の妥当性や適切性を確認する行為で、複数人が段階的に行う場合もある
決裁：最終責任者が正式に実行を許可する行為で、最終的な意思決定を伴う
つまり、承認はプロセス、決裁は最終判断という位置づけです。
2. 承認の目的
業務の正当性・透明性を担保する
承認を通じて、業務が正当なプロセスに則って行われていることが示されます。申請内容のチェックが行われることで、業務の透明性が確保され、不正防止や内部統制の強化にもつながります。
責任と権限を明確化する
誰がどの範囲の判断権限を持ち、どこまで責任を負うのかを明確にすることは、組織運営において不可欠です。承認プロセスは、業務が然るべき責任者の確認を経て進むため、後々のトラブル防止や説明責任の明確化に役立ちます。
組織としての合意形成を行う
部門間での協力が必要な申請などは、関係者全員の合意形成が不可欠です。承認フローにより関係部署の意見や確認が適切に行われ、組織全体としての統一した意思を形成することができます。
3. 承認の流れ
申請
業務担当者が必要書類や情報を整え、上位者や関係部門へ申請書を提出します。ここでは内容の正確性や必要性が問われるため、申請側の準備も重要です。
確認・検討
承認者は申請内容をチェックし、必要に応じて質問や追加資料の依頼を行います。リスクや費用対効果、関連部署との整合性など、様々な視点で検討されるフェーズです。
最終決定と実施
必要な承認がすべて揃った後、決裁者が最終判断を下し、業務の実施へ移ります。ここまでのプロセスがスムーズであるほど、組織の意思決定は迅速になります。
4. 承認フローの課題
承認までに時間がかかる
紙やメールでの承認フローの場合、確認や押印のために物理的な移動が必要であったり、承認者の業務状況に左右されたりするため、完了までに時間がかかることが多くあります。
フォーマットの乱立
部署ごとに異なる帳票フォーマットが存在すると、入力・確認・承認のたびに混乱が生じることがあります。統一されていない帳票は、業務ミスの原因にもなります。
書類や情報が埋もれる
紙の書類や複数のメールでやり取りすると、申請情報が散逸しやすく、過去の履歴や最新情報がわからないといった問題が発生します。
承認者不在による停滞
承認者が出張・休暇で不在の場合、承認プロセス全体が停止してしまうことがあります。特に多段階承認が必要な場合、業務の遅延につながりやすい課題です。
5. 承認フローを効率化する方法
権限・ルートの明確化
どの案件がどの承認者を通すべきなのか、基準が曖昧だと無駄な回覧が発生します。権限の範囲や承認ルートを明確にすることで、必要最低限のフローで迅速に進めることが可能になります。
フォーマットの統一
申請書の形式がバラバラだと、承認者が確認に時間がかかります。統一されたフォーマットを使うことで、必要項目の漏れを防ぎ、確認精度も向上します。
ワークフローシステムの導入
「Styleflow」のようなクラウドワークフローシステムを活用することで、承認プロセスを大幅に効率化できます。
・申請・承認のオンライン化により、どこにいても承認可能
・承認ルートを自動化し、誤った回覧を防止
・履歴がすべてデジタルで残るため、追跡・監査が容易
・通知機能により承認漏れや遅延を防げる
組織全体の業務スピードを底上げする手段として、電子承認は非常に有効です。
6. まとめ
承認は、業務の正当性や透明性を確保し、組織としての適切な意思決定を行うための欠かせないプロセスです。しかし、従来の紙やメールベースのフローには多くの課題が存在します。権限整理やフォーマット統一に加え、Styleflowのようなワークフローシステムを活用することで、承認プロセスは大幅に効率化できます。スムーズな承認体制を整えることは、組織の生産性向上にも直結する重要な取り組みです。
これからの時代に求められる承認の在り方を見直すきっかけとして、まずはワークフローの電子化から検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
詳細はこちら
ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
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ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
ワークフローを導入するための、最初の一歩が気になる方はこちらをご覧ください。
