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1. ワークフローシステムでできることとは
ワークフローシステムの基本的な役割
ワークフローシステムは、申請から承認、保存までの業務フローを電子化するシステムです。これまで紙やメールで行っていた申請・承認業務をシステム上で管理することで、業務の効率化や見える化を実現します。また、申請状況や承認履歴を管理できるため、内部統制の強化にも役立ちます。
紙・メール運用との違い
紙やメールによる運用では、書類の回覧や進捗確認に手間がかかります。また、どこで承認が止まっているのか分かりづらく、確認作業が発生することも少なくありません。ワークフローシステムでは、申請から承認までの流れをシステム上で管理できるため、進捗確認や履歴管理を効率的に行えます。
どのような業務に使われるのか
ワークフローシステムはさまざまな業務で活用されています。代表的な業務として、稟議申請、経費精算、契約申請、購買申請、休暇申請、人事関連申請などが挙げられます。企業によっては、数十種類以上の申請業務をワークフロー化しているケースもあります。
2. 申請業務でできること
申請フォームを統一できる
ワークフローシステムでは、業務に合わせた申請フォームを作成できます。入力項目を統一することで、申請内容の品質を均一化しやすくなります。担当者ごとにフォーマットが異なるといった問題も防げます。
入力漏れや記載ミスを防ぎやすくなる
必須入力項目や入力チェック機能を利用することで、申請時のミスを減らしやすくなります。申内容の確認作業も減るため、承認側の負担軽減にもつながります。
稟議・経費精算・各種申請を電子化できる
紙で運用していた申請書を電子化できることも大きな特徴です。稟議書、経費精算書、出張申請書、休暇申請書など、多様な帳票をシステム上で管理できます。
3. 承認業務でできること
承認ルートを設定できる
ワークフローシステムでは、業務ごとに承認ルートを設定できます。上長承認や部門長承認、役員承認など、企業のルールに沿った承認フローを構築できます。
条件分岐や役職別の承認に対応できる
申請金額や申請内容によって承認ルートを変更することも可能です。例えば、「10万円以上は部長承認が必要」といった条件分岐にも対応できます。
差し戻しや再申請を管理できる
申請内容に不備があった場合は差し戻しを行い、修正後に再申請することができます。やり取りの履歴も残るため、対応状況を把握しやすくなります。
4. 通知・督促でできること
承認依頼を自動で通知できる
申請が行われると、承認者へ自動で通知を送ることができます。メールやチャットツールとの連携に対応している製品も多くあります。
滞留案件の催促がしやすくなる
承認が一定期間行われていない場合、自動でリマインドを送ることができます。承認忘れや対応漏れの防止に役立ちます。
申請者・承認者が進捗を把握しやすくなる
現在どの承認者が対応しているのかを確認できるため、無駄な問い合わせが減ります。進捗状況の見える化は、ワークフローシステムの大きなメリットの一つです。
5. 管理・可視化でできること
進捗状況を一覧で確認できる
申請案件の状況を一覧で確認できます。未承認案件や処理待ち案件も把握しやすくなります。
承認履歴や証跡を残せる
誰がいつ申請し、誰が承認したのかを記録できます。監査対応や内部統制の強化にも役立ちます。
過去の申請を検索・再利用しやすい
過去の申請書を検索して参照できるため、情報共有や業務改善にも活用できます。類似案件を参考にできる点もメリットです。
6. ワークフローシステムで効率化しやすい業務例
稟議申請
稟議書の作成・承認を効率化し、意思決定のスピードを高めます。
経費精算
申請から承認までの流れをデジタル化し、処理の迅速化とミス防止を実現します。
休暇・勤怠関連申請
有給申請や残業申請など、日常的な申請業務を効率化します。
契約・購買申請
契約や発注に関わる承認プロセスを可視化し、統制を強化します。
人事関連申請
異動や評価、各種申請業務の管理に活用されます。
7. ワークフローシステムで解決しやすい課題
承認に時間がかかる
紙の回覧やメール確認が不要になるため、承認スピードの向上が期待できます。
どこで止まっているかわからない
進捗状況が見える化されることで、停滞箇所をすぐ確認できるようになります。
紙やExcel管理でミスが起きる
入力ルールを統一することで、記入漏れや転記ミスを減らせます。
証跡管理や内部統制に手間がかかる
履歴が自動で記録されるため、監査対応や証跡管理を効率化できます。
8. ワークフローシステムを活用する際の注意点
現場に合わない運用設計にしない
高機能なシステムでも、現場で使われなければ効果は得られません。利用者目線で運用を設計することが重要です。
複雑すぎる承認フローを見直す
電子化する際は、現在の承認フローが本当に必要か見直すことも大切です。不要な承認プロセスを削減できる可能性があります。
導入前に対象業務を整理する
どの業務を電子化するのか、どのような効果を期待するのかを明確にすることが成功のポイントです。
9. ワークフローシステムの機能を比較するときのポイント
申請フォームの作りやすさ
現場担当者でも簡単にフォームを作成・変更できるか確認しましょう。運用負荷に大きく影響します。
承認ルートの柔軟性
組織変更や人事異動が発生しても、柔軟に対応できるかが重要です。条件分岐の設定可否も確認しておきたいポイントです。
通知・検索・管理のしやすさ
申請件数が増えるほど、検索性や進捗管理のしやすさが重要になります。日常業務で使いやすいかどうかを確認しましょう。
10. まとめ
ワークフローシステムは、申請・承認・保存といった業務フローを電子化し、業務効率化や内部統制強化を実現する仕組みです。申請フォームの作成、承認ルートの設定、通知・督促、進捗管理、履歴管理など、幅広い機能によって日常業務を支援します。また、稟議申請や経費精算、人事申請などのさまざまな業務に活用できるため、多くの企業で導入が進んでいます。導入を検討する際は、自社の業務課題を整理したうえで、申請フォームの作りやすさや承認ルートの柔軟性、管理機能の充実度などを比較し、自社に合ったワークフローシステムを選ぶことが重要です。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
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ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
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ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
ワークフローを導入するための、最初の一歩が気になる方はこちらをご覧ください。
