Index
1. 依頼書とは
依頼書の基本的な役割
依頼書とは、誰かに業務や作業をお願いする際に、その内容を文書で明確に伝えるためのものです。
口頭や簡単なメッセージだけでは伝わりにくい「目的」「内容」「期限」「条件」などを整理し、認識のズレを防ぐ役割があります。
依頼書が必要な場面
依頼書は、社内外を問わずさまざまな場面で必要です。
たとえば、社内の別部署への業務依頼、外部会社への制作依頼、急ぎの対応をお願いする場合などが挙げられます。
特に、関係者が多い案件や、後から確認が必要な業務では、依頼書が重要になります。
2.依頼書の種類
購入依頼書
購入依頼書は、社内で物品やサービスを購入したいときに提出する書類です。
購入する内容・数量・理由・希望金額などを記載し、上長や関係部署の承認を得るために使われます。
無断購入を防ぎ、予算管理や手続きを円滑にする目的があります。
アカウント発行依頼書
アカウント発行依頼書は、業務で利用するシステムのアカウント作成を申請するために提出する書類です。利用者情報・必要な権限・利用開始日などを記載し、管理者や関係部署の承認を得るために使用されます。不正利用を防止し、適切なアクセス管理とセキュリティを維持する目的があります。
システム作業依頼書
システム作業依頼書は、システムの設定変更や登録作業、修正対応などを依頼する際に提出する書類です。作業内容・対象範囲・希望対応日・影響範囲などを記載し、担当部署の確認および承認を得るために使用されます。作業内容の明確化と記録管理を行い、トラブル防止や円滑な運用を図る目的があります。
3. 【テンプレート】依頼書の基本フォーマット
購入依頼書テンプレート｜Excelフォーム
4. 依頼書の基本構成
件名・タイトル
件名は、依頼内容が一目で分かるように簡潔に書きます。
「〇〇依頼の件」「〇月〇日までの対応依頼」など、内容と期限が分かると理想的です。
依頼内容
実際にお願いしたい作業内容を具体的に記載します。
抽象的な表現は避け、「何を」「どこまで」対応してほしいのかを明確にします。
目的・背景
なぜこの依頼が必要なのか、背景や目的を書きます。
目的が分かることで、相手が意図を理解しやすくなります。
期限・スケジュール
提出期限や対応期限は必ず明記します。
可能であれば、中間確認の日程なども書くとスムーズです。
条件・注意事項
対応方法の指定、使用ツール、守ってほしいルールなどがあれば記載します。
トラブル防止のためにも重要な項目です。
依頼者・連絡先
依頼者の名前と、質問や確認ができる連絡先を書きます。
5. 依頼書の書き方のポイント
結論を先に書く
最初に「何を依頼したいのか」を書くことで、相手が内容をすぐに理解できます。
前置きが長くなりすぎないよう注意しましょう。
5W1Hを明確にする
「いつ・誰が・何を・なぜ・どこで・どのように」を意識して書くと、情報が整理されます。
認識ズレを防ぐ表現を使う
「できれば」「可能な範囲で」といった曖昧な表現は避け、具体的な指示を心がけます。
6. 依頼書の例文
社外向けの依頼書の例文
件名：〇〇の件につきましてのお願い
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の〇〇でございます。
さて、標記の件につきまして、下記の通りご対応をお願いできればと存じます。
【依頼内容】
・〇〇について
・必要事項：〇〇
・希望納期：〇月〇日（〇）
ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、
ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
ご不明点等ございましたら、お気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
社内向けの依頼書の例文
件名：【依頼】〇〇の対応について
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇さん
お疲れさまです。〇〇です。
〇〇の件について、下記の対応をお願いできますでしょうか。
【内容】
・〇〇
・期限：〇月〇日
可能であれば〇日までにご対応いただけると助かります。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
個人向けの依頼書の例文
件名：〇〇のお願い
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇様
いつもありがとうございます。〇〇です。
〇〇の件について、お願いがありご連絡いたしました。
・お願いしたい内容：〇〇
・希望日程：〇月〇日頃まで
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
7. 依頼書でよくある失敗と差し戻しの原因
依頼内容が曖昧
「いい感じで」「簡単に」といった表現は、相手を迷わせる原因になります。
期限・条件が不明確
期限が書かれていないと、対応の優先度が下がってしまいます。
口頭・メールだけで済ませている
後から確認できないため、トラブルや認識ズレにつながりやすくなります。
8. 依頼業務を効率化する方法
依頼書フォーマットの統一
フォーマットを統一することで、書く側も受け取る側も理解しやすくなります。
進捗・承認状況の可視化
誰がどこまで対応しているかを見える化すると、確認の手間が減ります。
電子稟議・ワークフロー化のメリット
Styleflowのようなワークフローシステムを使えば、依頼から承認、完了までを一元管理できます。
依頼書の作成や進捗確認が簡単になり、業務効率が向上します。
9. まとめ
依頼書は、業務をスムーズに進めるための大切なツールです。
内容を整理し、分かりやすく伝えることで、無駄なやり取りやトラブルを減らせます。
テンプレートやツールを活用し、依頼業務を効率化していきましょう。
ワークフローシステムを導入することで、業務の可視化、自動化、通知機能によるスムーズな運用が可能になります。Styleflowでは、直感的なUIでフロー設計が可能で、誰でも簡単に自社の業務に合わせたカスタマイズが行えます。
💡主なStyleflowの機能💡
ー申請書のフォーマット作成機能
Styleflowでは、Excel/Word文書を取り込み、フォームを作成することができます。
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ー承認経路の定義と管理機能
Styleflowでは、多彩な申請承認ルートを設定できます。企業独自のルールや業務に合わせた複雑なルートも自由に設定可能です。
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ー通知・リマインド機能
Styleflowでは、チャットツールと連携して、通知をチャットで受け取ることができます。
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ー承認証跡・変更履歴の管理機能
Styleflowでは、、すべての申請・承認に関する操作が自動で記録されます。
また、申請者・承認者・管理者がそれぞれで編集・参照ができる項目を制御することができます。
システム化により、承認証跡や変更履歴が自動で記録されるため、不正行為の抑止や、問題発生時の原因特定にもつながります。
ワークフローシステムを導入し、承認業務を効率化してみてはいかがでしょうか。
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