導入事例

Point

• ●既存のExcelを申請フォームに変換できる手軽さと導入サポートで、無理なく全社に展開

• ●決裁までの期間を1週間から1日に短縮し、業務スピードと生産性を改善

• ●紙の使用量を年間およそ20万枚削減。書類を探す手間やコストを大幅に軽減

LPガスの供給、販売を中心に、地域の暮らしを支えるエネルギー企業

千葉県・茨城県を中心に、LPガスの製造・供給・販売を中心とした生活に欠かせないサービスを展開する、京葉ガスリキッド株式会社。「健康で豊かな、暖かく快適な環境と生活」を創造し、地域から信頼され、親しまれる企業を目指して、エネルギッシュな挑戦を続けています。

同社では、ペーパーレス化を目指し、2023年にクラウド型ワークフローシステム「Styleflow」を導入しました。導入の経緯や今後の展望とともに、これまで紙ベースで行っていた各種手続きをクラウド化したことで得られた成果について、執行役員 総務人事部部長の高橋氏、総務人事部の行木（なめき）氏にお話を伺いました。

Styleflow導入の背景・課題

グループのペーパーレス化推進に伴い、
FAX・押印・メール便を前提とした業務の見直しへ

ワークフローシステムの導入を検討するきっかけとなったのは、グループ全体でペーパーレス化を進める方針が打ち出されたことでした。これを受け、当社でも本格的に紙中心の業務を見直す必要が生じ、まずは社内で特に紙のやり取りが多かった稟議書・伺い書から着手することになりました。

導入前は、営業拠点で作成した書類を本社へFAXで送り、本社側でそれを印刷し、内容を確認したうえで押印し、必要に応じて再びFAXでやり取りする運用が行われていました。さらに、稟議書や伺い書は社内メール便でも回覧していたため、承認完了までには最短でも1週間ほどかかることがあり、迅速な対応が求められる現場にとって大きな負担となっていました。

また、紙での運用はスピード面だけでなく、保管や管理の面でも課題を抱えていました。稟議書や伺い書には、図面や見積書などの添付資料が付くことも多く、保管スペースを大きく圧迫していたほか、書類の紛失や、機密情報を含む文書の取り扱いリスクも無視できませんでした。こうした背景から、当社では「紙を減らす」だけでなく、「決裁を速くし、管理の手間も減らす」ことを見据えて、ワークフローの見直しに踏み出しました。

Styleflow 選定のポイント

画面の見やすさと、既存ファイルをそのまま変換できる手軽さが決め手に

ワークフローシステムの選定は、各社のトライアルサービスを利用しながら行いました。複数のサービスを比較検討する中で特に重視したのは、実際に使用する社員にとっての操作性です。その結果、以下の3点が決め手となり、Styleflowの導入を決定しました。

●直感的でわかりやすいトップページのデザイン

選定の大きな決め手となったのが、トップページをはじめとするユーザーインターフェースのわかりやすさと操作性の高さです。当社の社員平均年齢は45歳を超えており、デジタル機器に不慣れな社員や、新しいシステムへの抵抗感を持つ社員も少なくありません。だからこそ「申請中」などのステータスが一目でわかる視認性の高さは、大きなポイントになりました。

●使い慣れたExcelやWordを、そのままフォーム化できる操作性

決め手となったもう一つの要素が、ExcelやWordのファイルをそのままフォーム化できる点です。既存の申請書類を取り込んでフォームを作成できるため、移行のハードルが低く、導入後の運用をイメージしやすかったことが、選定を後押ししました。

●同業大手・東京ガス株式会社での採用実績による圧倒的な安心感

機能面に加え、東京ガス株式会社での採用実績があったことも、選定の決め手となりました。業界大手の会社で利用されているという信頼感が、大きな安心材料となりました。

 

Styleflow導入のプロセス

まずは本社で試験的に運用し、手応えを確かめながら全社での利用を開始

スマートフォンの操作すらおぼつかないという社員も少なくないため、新しいシステムに対して抵抗感が生まれることは導入前から想定していました。そこで、まずは本社で3ヶ月間「使い慣れたExcelのフォーマットをそのまま取り込める」というStyleflowの強みを前面に押し出しながら試験的に運用を開始しました。その結果、紙文化が深く根付いている当社でも、社員から大きな反発が出ることもなく、スムーズに全社展開できました。

Styleflow 活用状況

稟議書・伺い書を起点に、経費精算や研修報告書にも活用を拡大

現在は、社内の複数の業務でStyleflowを利用しています。稟議書・伺い書については、Styleflowでの申請にしたことで、紙での運用を完全にゼロにすることができました。経費精算についても、2026年4月からStyleflowへ切り替えました。従来は、社員が申請書類を提出し、決裁後に小口現金で精算する運用でしたが、Styleflow化によりこの現金でのやり取りがなくなり、撮影した領収書を添付して申請すれば、承認後に給与と合算して振り込まれるようになっています。

また、研修報告書についても、Styleflowでの提出フローに切り替えました。それにより、研修の内容や成果を組織全体で共有できるようになりました。これまでは担当部署内でしかその内容を確認していなかったため、役員などもパソコンで手軽に確認できるようになったことは、今後の研修の質を高めていくうえでの一助になっています。

Styleflow導入効果

決裁スピードの短縮から社内の意識改革まで、幅広い効果を実感

Styleflow導入の効果は、さまざまな場面で実感しています。決裁のスピード感はもちろん、社員の意識にも変化が表れており、当初想定していた以上の手応えを感じています。

●決裁までの期間が最短1週間から1日へ。生産性が大幅向上

最もわかりやすく効果として現れたのが、決裁期間です。最短でも1週間ほどかかっていた承認作業が、最短1日にまで短縮されました。社内メール便でのやり取りにかかっていた時間がなくなったことに加え、決裁権限を持つ役員が外出先からでもパソコンで承認できるようになったことが、スピード向上に大きく貢献しています。迅速な対応が求められる営業現場においては、このスピード感が取引先からの信頼や競合他社との差別化、ひいては売上への貢献につながっていると感じています。

●紙の使用量を年間およそ20万枚削減、保管スペースもほぼ不要に

業界柄、稟議書や伺い書には図面や見積書といった添付資料が付くことも多く、これまではかなりの保管スペースを必要としていましたが、Styleflow導入後はその保管スペースが不要になりました。紙の使用量についても、これまで年間およそ100万枚使用していましたが、Styleflowの導入及び他取り組みによりおよそ20%、枚数にして20万枚ほど削減できていると見ています。

●決裁番号の付与や書庫への移し替えが不要になり、総務人事部の負担が軽減

稟議書や伺い書を紙で運用していたころは、決裁済みの書類への決裁番号の付与、表紙のコピー・保管、書類が増えた際の書庫への移し替えといった作業を、総務人事部が一つひとつ手作業で行っていました。Styleflow導入後はこうした作業自体が不要になり、業務負担が大きく軽減されています。人の手を介する工程が減ったことで、ヒューマンエラーが生じる機会も減りました。

●「紙が多い」という不満が、「これもデジタル化できるのでは」という前向きな声へ

Styleflowの導入をきっかけに、社内の受け止め方にも変化が生まれています。以前は「紙が多い」という不満の声が中心でしたが、現在は「この申請もStyleflowに載せられるのではないか」「こういう運用に変えたほうがよいのではないか」といった、改善を前提とした前向きな声が現場から出るようになっています。総務人事部が主導して活用を広げるだけでなく、他部門からもデジタル化の対象を増やしたいという発想が出始めている点は、導入効果が業務改善の意識変化にまで及んでいることを示しています。

●承認・差し戻しの履歴が可視化され、申請業務が最適化

稟議書・伺い書をStyleflowで運用するようになったことで、申請から承認、差し戻し、再申請までの流れを履歴として確認できるようになりました。紙で運用していた頃は、どの段階で止まったのか、なぜ差し戻しになったのかを後から追いにくい場面もありましたが、現在は申請の経緯を把握しやすくなっています。担当者が変わった際にも過去の履歴を確認しながら引き継げるため、業務の属人化を防ぐうえでも役立っています。

今後の展望

システムの一本化とAI活用で、さらなるペーパーレス化・業務効率化を目指す

今後は、まだ紙で運用している書類も順次クラウド化し、さらなるペーパーレス化に取り組んでいきたいと考えています。また、現在は業務ごとに異なるシステムを使用しており、それぞれ操作方法やログインIDが異なることが、社員の負担になっています。こうしたシステムをできる限りStyleflowに一本化することでも、業務の効率化を図りたいと考えています。

加えて、生成AIを使った申請や承認、検索機能も活用していきたいと考えています。申請書の作成や承認状況の確認、過去の申請データの検索がチャットを利用してできるようになったとのことで、業務がさらにスムーズになるのではと期待しています。

Styleflowを検討している方へのメッセージ

紙文化の会社でも無理なく導入できる、見やすさ・使いやすさ・手厚いサポート

ITに不慣れな社員も多く、紙文化が根強く残っている当社ですが、Styleflowの導入はスムーズに進めることができました。その理由の一つは、導入サポートプランを利用したことです。ややこしい書類の作成も、専任担当者のサポートにより、あっという間に終えることができました。サポート体制が充実していることによる安心感は想像以上でしたので、デジタル化に不安がある会社は、機能面だけでなくこうしたサポート体制も重視したほうがいいと思います。

加えて、Styleflowが際立っているのは、やはり見やすさと使いやすさではないでしょうか。ワークフローシステムはさまざまな会社から出ていますが、感覚的に操作できる視認性と操作性の高さは、かなり優れていると思います。